Планирование: постановка целей и составление плана
Постановка цели
«КОГДА ЧЕЛОВЕК НЕ ЗНАЕТ, К КАКОЙ ПРИСТАНИ ОН ДЕРЖИТ ПУТЬ, ДЛЯ НЕГО НИ ОДИН ВЕТЕР НЕ БУДЕТ ПОПУТНЫМ»
Сенека
Цель — это образ конечного результата. Задачи — шаги на пути к цели
Критерии качественной цели
- Осознанная — однозначная, понятная. Вы должны понимать, зачем вам это нужно. В чем суть вашего желания?
- Вдохновляющая — та, которая отражает ваше истинное желание! Если у вас есть несколько желаний, нужно рассмотреть их в сравнении и понять, какое больше отзывается и приводит вас в восторг.
- Согласованная — она согласована с другими целями.
- Ориентированная на достижение лучших результатов!
Индикаторы достижения цели
- Проценты и различные соотношения. Например, увеличить объем продаж на 10−30%.
- Внешние стандарты. Для повышения уровня обслуживания — позитивный отзыв клиента.
- Частота происходящего. Например, постоянный гость стал приходить не 2 раза в месяц, а четыре).
- Средние показатели. Этот измеритель можно использовать, когда нет необходимости прорыва в результатах деятельности, а нужно лишь обеспечить стабильность и поддержать качество работы, например, средний чек.
- Время. Например, каждый час, день, неделю.
- Стоимость. Эффективность, затраты.
Как поставить цель по SMART
Для достижения необходимого результата можно использовать разные методы. Самый универсальный — технология SMART. Более 60 лет люди добиваются успеха с помощью технологии SMART. Она включает в себя 5 критериев, которым должна соответствовать правильно поставленная цель.
КОНКРЕТНОСТЬ (S)
Формулируйте цель понятно
и максимально четко
и максимально четко
Никаких «похудеть» или «научиться». Конкретизируйте: «Мой вес равен 65 кг», «Победа как минимум в 10 шахматных партиях».
Благодаря конкретизации вы увидите свои промежуточные успехи. Например, снижение веса с 80 кг до 71 будет вас мотивировать работать дальше, ведь до цели осталось меньше половины пути.
Благодаря конкретизации вы увидите свои промежуточные успехи. Например, снижение веса с 80 кг до 71 будет вас мотивировать работать дальше, ведь до цели осталось меньше половины пути.
Насколько высокую планку вы ставите себе? На каком уровне хотите овладеть навыком или усвоить информацию? Например, Михаилу достаточно научиться играть на гитаре простые дворовые песни в три аккорда, а Оксана стремится к участию в международных конкурсах.
Три уровня владения информацией/навыками
Не важно, совершенствуетесь ли вы в области игры на гитаре или осваиваете создание сайтов — везде есть разграничения уровней владения навыками. До постановки цели определите, какой именно результат вас устроит.
- 1Уровень 1. БазовыйДжош Кауфман, автор книги «Первые 20 часов. Как научиться чему угодно» говорит о принципе достаточности. Принцип подразумевает овладение навыком на уровне, достаточном для того, чтобы занятие всего лишь принесло вам удовлетворение.
- 2Уровень 2. СреднийВы оперируете основными понятиями, не нуждаетесь в готовых шаблонах, можете даже консультировать других.
- 3Уровень 3. ВысокийВы знаете обо всех тонкостях, хитростях изучаемого предмета. Другие люди ссылаются на вас, как на авторитетный источник и берут с вас пример.
измеримость (м)
Формулируйте цель с цифрами: сроками, объемом, процентами, соотношением, временем
Любая работа подразумевает наличие результата.
Нужно сформулировать, к чему нужно прийти. Как определить, что цель достигнута?
Выучено 100 английских слов, прочитано 60 книг,
заработано 800 тысяч рублей.
Нужно сформулировать, к чему нужно прийти. Как определить, что цель достигнута?
Выучено 100 английских слов, прочитано 60 книг,
заработано 800 тысяч рублей.
достижимость (а)
Задумайтесь, реально ли достижима ваша цель
Иногда достаточно просто включить логику
Вряд ли вы отдохнете в Таиланде, если у вас патологическая боязнь самолетов.
Проверяя цель по этому критерию, проведите учет ресурсов. Это время, знания, навыки, деньги, полезная информация, знакомства, опыт. Часть из этого у вас уже есть, а кое-что еще надо раздобыть.
Проверяя цель по этому критерию, проведите учет ресурсов. Это время, знания, навыки, деньги, полезная информация, знакомства, опыт. Часть из этого у вас уже есть, а кое-что еще надо раздобыть.
релевантность (R)
Цель должна соотноситься с другими целями и не противоречить им
Этот критерий еще называют экологичностью цели в значении «бережно для уже существующего».
Экологичность бывает внутренняя и внешняя. Внутренняя относится к вашим стремлениям, ценностям, убеждениям. Внешняя экологичность — взаимосвязь новых и старых целей.
Например, вы хотите стать начальником отдела, но для этого нужно часто ездить в командировки. А одна из ваших целей — проводить больше времени с семьей. Здесь две цели вступают в противоречие и не могут считаться экологичными.
Экологичность бывает внутренняя и внешняя. Внутренняя относится к вашим стремлениям, ценностям, убеждениям. Внешняя экологичность — взаимосвязь новых и старых целей.
Например, вы хотите стать начальником отдела, но для этого нужно часто ездить в командировки. А одна из ваших целей — проводить больше времени с семьей. Здесь две цели вступают в противоречие и не могут считаться экологичными.
Вопросы, которые следует задать себе:
- Как ваша новая цель соотносится с вашими старыми целями, желаниями, образом жизни, ожиданиями?
- Такого ли результата вы хотите достичь, ставя данную цель?
- Стоит ли она затраченных усилий?
- Почему и для чего вы хотите достичь этой цели?
Определенность по времени (T)
Поставьте конечный срок достижения цели
Четко поставленные сроки мотивируют работать активнее. Легко оглянуться назад, чтобы проверить, сколько пути пройдено, и сколько еще нужно преодолеть.
Закон Паркинсона гласит: «Любая работа увеличивается в объеме, чтобы заполнить все отпущенное на нее время». Поэтому, если у цели нет срока, вряд ли у вас дойдут до неё руки.
Боитесь разочароваться и не достичь цели в отведенное время? Тогда поставьте дедлайн чуть дальше, чем требуется.
Закон Паркинсона гласит: «Любая работа увеличивается в объеме, чтобы заполнить все отпущенное на нее время». Поэтому, если у цели нет срока, вряд ли у вас дойдут до неё руки.
Боитесь разочароваться и не достичь цели в отведенное время? Тогда поставьте дедлайн чуть дальше, чем требуется.
Поставив цель, определи идекаторы, пропиши задачи, с помощью которых придете к задуманному.
Цель отвечает на вопрос «ЧТО нужно сделать?».
Задачи подсказывают, КАК добиться нужного результата.
Цель отвечает на вопрос «ЧТО нужно сделать?».
Задачи подсказывают, КАК добиться нужного результата.
Составление плана
После того, как цель поставлена, необходимо составить план достижения данной цели.
Планирование — это глобальный метод распределения времени и приоретизации задач.
Перед составлением плана мы всегда определяем основные, приоритетные цели для команды и магазина. Стратегические цели команды (эволюционная цель) обязательно должны быть согласованы с целями компании.
Бывают разные виды планирования, мы с вами рассмотрим основные, применимые к нашей работе.
Бывают разные виды планирования, мы с вами рассмотрим основные, применимые к нашей работе.
- Краткосрочные цели и задачиТо, что мы должны сделать в короткий срок (дела по магазину, задачи на день/неделю).
- Среднесрочные цели и задачиВыполняем в течении месяца/двух (план заготовок).
- Долгосрочные цели и задачиНа год и более (финансовое планирование оборотов магазина)
Методы планирования
Существуют различные методы планирования, рассмотрим основные из них.
Квадрат Эйзенхауера
Метод расставления по приоритетам.
В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:
Важное срочное. Иногда этот квадрат еще называют «авральный квадрат», или «квадрат кризисов». В нем находятся задачи, которые были отнесены к срочным (имеющим быстро наступающие негативные последствия) и к важным (соотносящимся с нашими целями и ценностями). Чаще всего это задачи, которые мы по какой-то причине долго откладывали до наступления дедлайна, или внезапные форс-мажоры, чрезвычайные происшествия
Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки.
Важное срочное. Иногда этот квадрат еще называют «авральный квадрат», или «квадрат кризисов». В нем находятся задачи, которые были отнесены к срочным (имеющим быстро наступающие негативные последствия) и к важным (соотносящимся с нашими целями и ценностями). Чаще всего это задачи, которые мы по какой-то причине долго откладывали до наступления дедлайна, или внезапные форс-мажоры, чрезвычайные происшествия
Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки.
Важное несрочное—Это «квадрат потенциала», «благополучия». Здесь нужно прописывать задачи, которые направлены на достижение наших целей и ценностей, но не подразумевают экстренного решения в пределах пары дней. При невыполнении у этих дел могут быть негативные последствия, но они долгосрочные — то есть могут наступить через месяц, год, десятилетия. Именно поэтому квадрат В еще называют «стратегическим»: он отвечает за «инвестицию в будущее».
Срочное неважное—"Квадрат помех", или «иллюзий». В нем оказываются задачи, у которых есть быстрые последствия, но их выполнение не соответствует ценностям. Это коварный квадрат: его часто путают с квадратом, А при трудностях с определением своих целей и ценностей и из-за необходимости делать задачи срочно.
Несрочное неважное—Это квадрат растрат, мусорная корзина. Здесь находятся задачи, не соответствующие нашим ценностям и не несущие негативных последствий за невыполнение. При этом часто эти дела кажутся нам самыми симпатичными за счет своей приятности и простоты. В результате на них может уходить большая часть времени, особенно в состоянии прокрастинации.
Более подробно данный блок рассмотрен в теме «Организация работы и тайм-менеджмент».
Метод Парето
Правило 80 на 20
Суть принципа состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата.
Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.
Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели.
Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.
Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели.
Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, которую мы рассмотрели ранее, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.
Пошаговый алгоритм
Алгоритм планирования
- Определить сроки выполнения задач
- Назначить ответственных
- Понять, какие ресурсы понадобятся для решения задач
- Определить и расставить контрольные точки
- Сформировать план Б (на случай, если решение какой-либо из задач не работает)
Пример плана