Как эффективно провести собрание команды
Собрание команды - это важный и действенный инструмент управления. Он помогает в организации рабочих процессов и командообразовании. Это мероприятие проводится для решения текущих и/или постановки новых задач галереи.
Эффективное собрание — 80% успеха работы в целом, и предстоящего месяца в частности.
Функции собрания
- 1Информирование
- 2Обучение/ просвещение
- 3Мозговой штурм / интерактив
- 4Слив эмоций
- 5Мотивация
- 6Командообразование
- 7Причастность к общему большому делу
Собрание может выполнять несколько функций одновременно или быть направленным на решение какой-то одной из задач, все зависит от целей собрания. Важно не использовать всё и сразу, иначе это будет неэффективно.
Любое собрание имеет:
Цель
Каждое собрание должно иметь цель, а также регламент и протокол встречи. Также оно может иметь предварительные материалы для ознакомления, если это нужно.
Структуру
Собрание состоит из разных блоков. Каждый из блоков может преследовать свою цель, не связанную с другими блоками. Или блоки могут быть связаны одной идеей, которая проходит через все собрание красной линией.
Тайминг
Собрание должно начинаться и заканчиваться вовремя!
Обязательные составляющие
собрания
собрания
- Регламент
- Дата, место и время проведения
- Повестка. Темы Блоков выступления, выступающие, количество отведенного времени на каждый блок. Цель темы.
- Перерывы, если актуально
- ПротоколНужен для закрепления на бумаге (любом другом удобном носителе) важных выводов и решений.
Это позволит не упустить то, о чем договорились, и поставить в курс дела тех сотрудников, кто не смог присутствовать на собрании.
1
Подготовка собрания
Сначала подумайте для чего вы хотите провести собрание: обучить сотрудников новому навыку, решить, как вы будете работать с клубом 100 или познакомиться с новым членом команды и составить договоренности на месяц.
Когда и как часто нужно проводить собрания, определяет руководитель галереи на свое усмотрение и/или по согласованию сотрудников галереи. Все зависит от цели проведения собрания. Но дата должна быть логично встроена в месяц, учитывая важные для собрания параметры, например, участие всего коллектива.
Рекомендуем проводить собрания один раз в начале или в конце месяца.
Рекомендуем проводить собрания один раз в начале или в конце месяца.
Это необходимо, чтобы сотрудники могли подготовиться
*прериды (материалы для предварительного изучения)
Заранее отправьте сотрудникам объемные материалы, который сложно и долго объяснять на самом собрании. Пропишите конкретное задание, например, изучить материал и подготовили вопросы/выводы/идеи и т.д.
Заранее отправьте сотрудникам объемные материалы, который сложно и долго объяснять на самом собрании. Пропишите конкретное задание, например, изучить материал и подготовили вопросы/выводы/идеи и т.д.
Активные темы для обучения и обсуждения должны приходиться на начало собрания, пока все сотрудники максимально собраны.
Лучше, чтобы выступал не один человек, а чтобы разные блоки вели разные сотрудники. Каждый блок желательно проводить с разной подачей материала.
Лучше, чтобы выступал не один человек, а чтобы разные блоки вели разные сотрудники. Каждый блок желательно проводить с разной подачей материала.
Важные моменты
в проведении собрания:
в проведении собрания:
- Присутствуют все сотрудникиПостараться подобрать дату, время и место максимально удобное для всей команды. Пропускать собрания можно только по уважительной причине.
- Продуманы все технические моментыЗаранее убедиться, что все презентации открываются, колонки работыют, готовы раздаточные материалы, бумага, стикеры, ручки и т. п.
- Каждый сотрудник имеет возможность высказатьсяХватает времени, созданы условия для желания высказаться.
- ВСЕ сотрудники готовы к собранию!Сотрудники настроены на собрание, изучили материалы, понимают важность мероприятия и т. д.
Качественно составленная повестка = 80% успеха собрания.
Как правило, повестка включает в себя несколько блоков. Все зависит от того, какие цели мы преследуем. И внутри каждого блока мы можем поставить задачи, которые нам нужно решить.
При составлении повестки обратите внимание на следующие моменты:
- важное и сложное лучше разобрать в начале (основные смысловые блоки);
- логично определить последовательность тем в блоках и сами блоки;
- продумать перерывы, разминки (к середине сотрудники устанут от блоков, где нужно сосредоточиться).
2
Эффективное ведение собрания
Модерация — способ систематического, структурированного ведения собрания с прозрачными методами в целях эффективного проведения и подведения итогов встреч.
Проще говоря, модерация помогает уложиться в заданное время собрания, вести обсуждение в нужном русле тематики блока, вовлекать сотрудников в процесс обсуждения и т.д.
Проще говоря, модерация помогает уложиться в заданное время собрания, вести обсуждение в нужном русле тематики блока, вовлекать сотрудников в процесс обсуждения и т.д.
Классно, когда собрание проходит по плану, все сотрудники включены в работу, когда встреча начинается и заканчивается вовремя и вы достигаете всех поставленных целей! Но бывает, что не всё идёт так, как вы задумали.
Что делать, если
произошел форс-мажор
произошел форс-мажор
*Рекомендуем назначить сотрудника, который будет следить за таймингом собрания. Или договориться, что каждый выступающий внимательно следит за таймингом.
1. Затянулось обсуждение по теме блока, так как появились новые вопросы, выяснились обстоятельства и т. п., обсудить сейчас их очень важно, а отведенный тайминг не позволяет.
Решение: можем договориться с сотрудниками, что данную тему обсудим еще где-то минут 10, при этом сократим время перерыва или какой-то из блоков урежем, если есть возможность это сделать с помощью письма, смс, зум и т. д.
2. При обсуждении темы сотрудники уходят в другую сторону, отвлекаются, рассказывают про своих родственников, как проводят свободное время, а мы сейчас обсуждаем финансовые показатели.
Решение: аккуратно прерываем сотрудника и направляем обсуждение по заявленной теме.
1. Затянулось обсуждение по теме блока, так как появились новые вопросы, выяснились обстоятельства и т. п., обсудить сейчас их очень важно, а отведенный тайминг не позволяет.
Решение: можем договориться с сотрудниками, что данную тему обсудим еще где-то минут 10, при этом сократим время перерыва или какой-то из блоков урежем, если есть возможность это сделать с помощью письма, смс, зум и т. д.
2. При обсуждении темы сотрудники уходят в другую сторону, отвлекаются, рассказывают про своих родственников, как проводят свободное время, а мы сейчас обсуждаем финансовые показатели.
Решение: аккуратно прерываем сотрудника и направляем обсуждение по заявленной теме.
1. Новички боятся высказываться или стесняются взять слово.
Решение: обращаться к ним с вопросами «а ты как считаешь?», «что ты думаешь по этому вопросу?».
2. Сотрудники устали, так как предыдущий блок требовал много внимания и концентрации.
Решение: сделать перерыв раньше, провести разминку или игру для снятия напряжения или усталости.
3. Сотрудники между собой разговаривают шепотом не по теме и мешают выступающему. Сотрудник смотрит в телефон и не принимает участие в обсуждении.
Решение: аккуратно остановить выступающего, корректно сделать замечание.
Решение: обращаться к ним с вопросами «а ты как считаешь?», «что ты думаешь по этому вопросу?».
2. Сотрудники устали, так как предыдущий блок требовал много внимания и концентрации.
Решение: сделать перерыв раньше, провести разминку или игру для снятия напряжения или усталости.
3. Сотрудники между собой разговаривают шепотом не по теме и мешают выступающему. Сотрудник смотрит в телефон и не принимает участие в обсуждении.
Решение: аккуратно остановить выступающего, корректно сделать замечание.
Может быть так, что во время обсуждения темы сотрудники находятся в не ресурсном состоянии: зашкаливают эмоции или назрел конфликт.
Решение: далее продолжать проводить собрание по плану нет смысла. Можно отменить всю повестку и устроить, например, слив эмоций. Или перейти к индивидуальному разбору ситуации, завершив собрание.
В любом случае, старайтесь держать руку на пульсе и не бойтесь отклоняться от плана. Будьте гибкими!
Решение: далее продолжать проводить собрание по плану нет смысла. Можно отменить всю повестку и устроить, например, слив эмоций. Или перейти к индивидуальному разбору ситуации, завершив собрание.
В любом случае, старайтесь держать руку на пульсе и не бойтесь отклоняться от плана. Будьте гибкими!
3
Анализ эффективности собрания
После того, как собрание закончилось, необходимо проанализировать насколько успешно оно прошло. Нужно ответить себе на вопрос: достигнута ли цель, которую вы ставили перед собранием?
Частые ошибки
- 1Не объясняется зачем и для чего проводится обсуждение
- 2Не вводятся правила/договоренности
- 3Не все могут и хотят высказаться
- 4Возникает не запланированный слив эмоций
- 5Не соблюдается регламент
- 6Не формируется и не достигается цель обсуждения
Оценить успешность (эффективность) собрания можно в том случае, если сотрудники вовлечены в процесс и чувствуют определенную сопричастность.
Дополнительной оценкой эффективности
будут ответы на вопросы после собрания:
будут ответы на вопросы после собрания:
- На сколько все были вовлечены?
- Что понравилось/ не понравилось?
- Что запомнилось?
- Какие выводы остались после собрания?